La dématérialisation de documents

Publié le par Nicolas LARDET

Dans les organismes, les documents papiers sont omniprésents au-delà de la relation client (courriers, télécopies entrants et sortants, contrats, factures etc.). En France en 2013, les seuls courriers adressés par les entreprises via La Poste représentaient un volume de 15 milliards de plis.    

 

La transformation des supports papier en fichiers numériques afin de les consulter, partager, tracer et archiver induit un projet matriciel comme une conduite du changement. Au total, la dématérialisation est un levier de développement de la qualité, mais aussi de la sécurité, de l’efficacité et de la productivité des organismes. 

 

La loi française impose par exemple une durée minimale de conservation de certains documents (les contrats doivent être conservés au moins 5 ans etc.). L'article 1316-1 du code civil dispose toutefois que « l'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».

 

La loi fédérale américaine Sarbanes-Oxley du 30 juillet 2002 impose également que les documents d'audit et de travail requis par cette loi doivent être conservés pendant une durée minimale de 5 ans. Cette loi s'impose aux entreprises (même non-américaines) cotées aux Etats-Unis.

 

La dématérialisation se décompose traditionnellement en 8 étapes :

 

1.  La réception des documents et leur vérification (plis non destinés, colis etc.)

2.  La préparation des documents (ouverture des plis, dégrafage, classement dans un certain ordre etc.)

3.  La prise en charge de documents spéciaux (chèques, autorisations de prélèvement, hors processus etc.)

4.  La numérisation

5.  La Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) permettant de classifier les documents par typologies

6.  La Lecture Automatique de Documents structurés (LAD) permettant d'extraire automatiquement un certain nombre de données des documents dématérialisés, par Reconnaissance Optique de Caractères (ROC)

7.  Le stockage des données numériques et leur mise à disposition des utilisateurs

8.  L'archivage et désarchivage physique et/ou numérique, temporaire et/ou à terme des données brutes (fichiers TIFF etc.) ou de fichiers compressés (PDF, JPEG etc.) sans altération possible.

 

Chacune de ces tâches peut être opérée par des collaborateurs affectés ou par des prestataires spécialisées (in- ou out-sourcés).

 

Publié dans Organisation

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